¿Cómo utilizar Trello para la gestión de tareas mediante el método GTD?

En la actualidad, Trello es una de las herramientas/plataformas que más utilizo en mi día a día; se trata de un  un gestor de proyectos y tareas sencillo y eficiente con el que poder aplicar los principios básicos de la metodología GTD (Getting Things Done), famoso modelo de productividad personal de David Allen. Por lo que hoy, os hablaré de cómo utilizar Trello para la gestión de tareas mediante método GTD.

Si todavía no conoces el método GTD, puedes visitar mi entrada de Principios básicos del método de productividad GTD. El método GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. Este modelo presta especial atención al almacenamiento, seguimiento y revisión de aquellas tareas que queremos ejecutar, por lo que Trello cumple de sobra con el cometido básico.

¿Qué es Trello?

Trello es una manera flexible, organizada y visual de tenerlo todo bajo control y organizado bajo metodología universal de productividad personal GTD.

Dejar a un lado las largas cadenas de correos electrónicos, las hojas de cálculo sin actualizar, las notas rápidas ya no tan adhesivas y el software inadecuado para gestionar los proyectos. Trello nos dejará ver todos nuestros proyectos de un solo vistazo.

Trello es un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante tableros compuestos de columnas (llamadas listas) que representan distintos estados y tarjetas que representan los compromisos, notas o acciones a llegar a cabo o en las que poner el foco en algún momento del proyecto, actividad o área de la empresa.

Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado. Así, se puede tener una lista de cosas por hacer (o pendientes), que se están haciendo (o en proceso) o hechas (terminadas), etc.

Trello permite ver en qué están trabajando todos los integrantes de un equipo o empresa, así como el punto en el que se encuentran en relación a un proyecto o batería de tareas o compromisos pendientes. Esta herramienta sirve para el desarrollo de proyectos propios o grupales y para organizar las tareas de los grupos de trabajo. También se puede usar para organizar el desarrollo de un solo proyecto, por ejemplo, la implementación de LOPD de un cliente, sistema de seguimiento comercial CRM, panel de reclutamiento y selección, desarrollo organizativo o presentación de empresa, manual de bienvenida, etc.

Sus infinitas posibilidades de integración con el resto de universo de apps y aplicaciones de terceros hacen de esta herramienta una alternativa fantástica para su integración como método de trabajo colaborativo de cualquier oficina, trabajen por proyectos o no, puesto que se integran con muchísimas de las aplicaciones más utilizadas actualmente.

¿Cómo funciona Trello?

Para entender fácilmente Trello, imaginemos que es una tabla con listas de tareas. En cada lista, hay un conjunto de tareas que son las tarjetas.

Esto es un tablero de Trello. Es un tablero de listas con tarjetas, utilizada con un equipo o en solitario. Trello nos permite arrastrar tarjetas entre las listas para mostrar el progreso y/o estado de la misma, añadir tantas personas como necesitemos en cada tarea/tarjeta, etc. Trello se adapta a cualquier proyecto, equipo y/o flujo de trabajo.

Podremos ver nuestro proyecto con tan solo echar un vistazo al tablero, y todo se actualiza en tiempo real. No hay nada que configurar y todo el mundo lo obtiene al instante con solo invitarlos al participar en el tablero o integrarlos en el mismo equipo de trabajo asociado a la empresa.

Trello es simple en la superficie, pero las tarjetas tienen todo lo necesario para hacer el trabajo. Publicar comentarios para obtener respuesta inmediata y mantener la conversación bajo la propia tarea y centralizada. Cargar archivos desde el ordenador, Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive. Añadir checklists, etiquetas, fechas de vencimiento y otros elementos. Con las notificaciones se puede asegurar de saber siempre cuándo sucede algo importante, nunca perderemos el control y el foco de lo importante.

Siempre que pasa algo importante, lo sabemos al momento con el sistema de notificaciones de Trello. Obtendremos notificaciones allá donde estemos: dentro de la aplicación, por correo electrónico, con notificaciones de escritorio por el navegador o con notificaciones push para móvil. Las notificaciones se mantienen sincronizadas en todos sus dispositivos.

Así, en Trello se puede dar de alta cualquier tarea que necesite ser procesada de forma independiente. La dinámica del tablero es ir avanzando las tarjetas a través de listas de progresión que se establezcan (Por ejemplo: por hacer, procesando, finalizado), aunque el uso que le daremos puede variar ligeramente de este concepto inicial.

Con las checklists y las fechas de vencimiento no nos perderemos las tareas importantes, las próximas citas ni ningún otro elemento. Y con los Power-Up podremos potenciar, todavía más si cabe, las funcionalidades de los paneles o tableros de Trello.

Trello funciona en tiempo real. Cuando alguien mueve una tarjeta, esta se mueve en el tablero al instante, sin que importe en qué dispositivo lo hayamos hecho. Trello funciona allá donde estemos. Tenemos aplicaciones para iPhone, iPad, teléfonos, tabletas y relojes Android, y tabletas Kindle Fire. Trello también funciona en la web y con cualquier tamaño de pantalla.

En resumen, Trello organiza tableros.  Cada tablero está distribuido en listas.  Cada lista se compone de tarjetas –tareas o instancias-. Cada tarjeta representa la unidad básica de una lista.

Metodología GTD sobre Trello

Dentro de cada tablero, nos encontraremos con las siguientes listas, que explicamos a continuación:

1. Proyectos actuales: para aquellos compromisos que conlleven un gran número de tareas, se hará un proyecto que englobe todas ellas bajo una misma etiqueta. Para hacer una lista exclusiva de un proyecto, éste debe tener presumiblemente una gran cantidad de tareas para que realmente no se lleve su gestión desde próximas acciones y utilizando el sistema de hastag por proyecto. Además, se hace muy cómodo su utilización para trabajar de manera colaborativa con otras personas.
2. Objetivos estratégicos: se utilizará para registrar aquellos objetivos derivados de la reflexión estratégica, y cuyos objetivos apuntes directamente a objetivos empresariales de mayor tamaño que nos ayudarán a cumplir con la visión empresarial. Será la manera ideal de no perder de vista nunca estos objetivos.
3. Proyectos en espera: al igual que la carpeta de proyectos, “en espera” clasifica aquellos proyectos que se han iniciado pero que están en pausa o pendientes de algo actualmente.
4. Bandeja de entrada: dónde se registrarán todos los imputs que presumiblemente nos requerirán algún tipo de acción por nuestra parte.
5. Próximas acciones: aquí se registran todas las acciones que tengamos que hacer en cuanto terminemos lo que estamos haciendo o teníamos planeado; podríamos decir que es la lista principal de producción, además de la siguiente de proyectos actuales. Son las acciones inmediatas que hacer.
6. Hoy: es una de las listas principales, y se utilizará para hacer la programación diaria de tareas. Cuando decidimos qué hacer con las acciones registradas en otras listas, decidimos que hacer hoy, movemos las tareas a dicha lista para ver en qué trabajaremos hoy. Si no se cumple, y nos llevará más días, debemos mover las tareas a la siguiente lista.
7. En proceso: aquí tendremos todas aquellas tareas que se han iniciado pero que no se han terminado.
8. Esperando por alguien: aquellas acciones que estamos esperando de alguna persona en particular. Es una manera de tener presente el recordatorio, la acción y fecha del compromiso de aquello que alguien nos debe o debe hacer por nosotros.
9. Tareas delegadas: aquí registramos aquellas tareas que delegamos en alguna persona y que nos ayudará a no perder de vista los compromisos que tenemos ambas personas sobre la tarea delegada.
10. Quizás/algún día: dónde registramos aquellas tareas que nos han llamado la atención por su potencialidad pero que no es el momento de hacerlas actualmente. Un buen sitio para recopilar las buenas ideas que tengamos.
11. Archivo de referencia: se trata de una lista que se puede utilizar para archivar material de lectura o referencia, manuales de consulta, información de consulta diaria, instrucciones, normativa, etc.

En cuando al sistema de hastag que utilizo bajo esta aplicación son muy elementales y casi siempre asociados al cliente; algunos ejemplos son #factura #presupuesto #NombreCliente #NúmeroPresupuesto #proyecto, de todas formas, como comentaba anteriormente, si el proyecto tiene un volumen considerable de tareas, elimino el hastag y paso a crear un tablero exclusivo para el mismo, y convierto los hastag a contextos.

Espero que esta breve exposición sobre cómo utilizar Trello para la gestión de tareas mediante el método GTD te ayude a mejorar tu productividad personal y la de tu equipo.

Salu2

Fuente: Página Oficial de Trello