Siempre he dicho que, en mi actividad como freelance, trabajador del conocimiento o knowmad (vocablo molón), dispongo de dos grandes bloques de herramientas de trabajo; por un lado, mi cabeza, llena de transistores y cables que hacen que esté más o menos cuerdo 😅 cada día; y por otro lado, un segundo bloque de herramientas físicas y/o digitales que he tratado de resumir en una lista de las 10 herramientas digitales imprescindibles que utilizo en mi día a día y que comparto contigo a continuación.
Espera, espera… ¿pero qué entendemos por herramientas digitales?
Para mí, las herramientas digitales son programas informáticos o software que tenemos en nuestros dispositivos electrónicos (ordenadores, smartphones y tablets) o a los que accedemos a través de los mismos (nube/cloud) y que permiten a nuestros dispositivos (primero) y a nosotros/as (segundo) realizar unas determinadas tareas que nos hacen la vida más fácil y el trabajo más eficiente.
Ahora sí, vamos con la lista de aplicaciones que más uso en mi día a día, comenzando con las suites para ofimática de las grandes empresas tecnológicas. El tema de las suites para ofimática es apasionante, los tres grandes ecosistemas tienen unas suites alucinantes a las que es muy complicado ponerles algún «pero». Yo trabajo por proyectos para diferentes clientes, y una de las grandes ventajas de esto es que me permite estar en contacto con muchas formas diferentes de trabajar y muchas otras herramientas de trabajo con las que trabaja cada uno.
Google Workspace y resto de herramientas digitales de Google
Yo utilizo Google Workspace para dos cosas fundamentalmente; una, para aquellos proyectos con clientes que hayan adoptado esta suite como herramienta ofimática principal; y dos, para compartir «ficheros públicos» con control de versiones sin tener que cambiar la URL original.
Algo que me resulta muy práctico cada vez que tengo que cambiar la versión de un documento de acceso público como, por ejemplo, mi dossier presentación para empresas o mi dossier presentación para profesionales. Si yo mañana, quiero cambiar la presentación, es muy fácil de hacer manteniendo la misma URL que ya tiene el cliente, como es el caso de LinkedIn donde comparto la URL de acceso a estas, así cada cambio en mis presentaciones corporativas siempre se verá reflejado.
Del resto de herramientas digitales de Google, ¿qué te voy a contar? Las utilizo muchísimo, sobre todo:
- Analytics para medir las estadísticas de mis webs y tiendas.
- Search Console para optimizarlas.
- Merchant Center para subir mis catálogos de productos digitales a Google Shopping.
- Ads para realizar campañas SEM en Google.
- URL Builder para construir URLs (de campaña) que apuntan a mis webs desde banners publicitarios en sitios con los que colaboro como puede ser jooble y/o jobsora.
- Traductor para que me entiendan al otro lado del charco 😅.
- Trends para buscar tendencias en los términos de búsqueda.
Microsoft 365
Utilizo Microsoft 365 como suite ofimática principal mayoritariamente para proyectos con clientes y para mis documentos, hojas de cálculo y edición de currículums para Microsoft Word.
Además, utilizo Microsoft 365 para el almacenamiento «pesado» puesto que la versión de pago trae 1Tb de almacenamiento en OneDrive; literalmente, yo le llamo «Almacén», y ahí voy guardando mi archivo definitivo más pesado para no gastar mi espacio en iCloud, que es mi almacenamiento principal.
iWork
iWork es mi suite de ofimática secundaria y la utilizo para mis productos digitales y documentación con mayor exigencia creativa y gráfica como por ejemplo, manuales, guías, plantillas de CV, presentaciones corporativas, etc.
Lo cierto es que Apple Pages te permite trabajar con figuras y cuadros de texto de una manera muy cómoda e intuitiva.
WhatsApp for Business
Una de las herramientas digitales que más uso, sin lugar a dudas. La utilizo como herramienta de comunicación habitual con leads, clientes, colaboradores, amigos y familiares. Pero ojo, siempre y cuando la conversación no esté ligada a alguna tarea y/o proyecto, ya que en estos casos la conversación se eleva a Trello, del que os hablaré en el siguiente punto.
Os comento algunas funcionalidades que utilizo de WhatsApp for Business y que no vienen con la versión personal de la aplicación, como:
- Información de empresa como nombre, descripción, tipo de servicio, horario de trabajo o atención, ubicación, mail y página web (se pueden añadir más URL).
- Catálogo de productos y/o servicios que puedes crear en la propia aplicación con imágen, nombre, descripción y url para más info.
- Sistema de tags para etiquetar las conversaciones. Yo lo utilizo para etiquetar mis chats como: amigos/as, familia, cliente/a, colaborador/a, lead, próximas acciones, pendiente de respuesta, que luego me valen para hacer filtros inteligentes que me agrupan las conversaciones por tipo de etiqueta.
Además, como habrás visto en mi web, WhatsApp está siempre a disposición del usuario para lanzarme cualquier tipo de consulta y/o comenzar una conversación conmigo… no sé, quizás este sea el momento perfecto para conocernos 😉 no?
Trello
Trello es una plataforma de productividad y/o gestión de proyectos flexible, organizada, colaborativa y visual para tenerlo todo bajo control y organizado mediante el uso de metodologías ágiles. Es de lejos, la herramienta que más utilizo en mi día a día y una de las aplicaciones digitales más utilizadas con las metodologías ágiles que aplico en todos mis proyectos.
Su funcionamiento es muy sencillo. Puedes crear tableros para un proyecto, actividad o área de tu empresa; listas que representan los distintos estados (o lo que tu quieras que signifiquen) y tarjetas que representan tus compromisos o tareas que hacer y en las que poner el foco en algún momento.
Lo cierto es que Trello me permite configurar y personalizar un flujo de trabajo adecuado para cualquier cosa, ya sean metodologías, proyectos, eventos, gestión de tareas, y un largo etcétera. Además, sus infinitas posibilidades de integración con el resto del universo de aplicaciones de terceros hacen de esta herramienta una mis favoritas y de las que más recomiendo.
En definitiva, con Trello puedo gestionar proyectos, organizar tareas y fomentar un entorno de trabajo abierto y colaborativo con mis clientes desde un mismo lugar.
Por último, decir que Atlassian tiene un ecosistema de aplicaciones digitales fantásticas para entornos de trabajo abiertos donde aplicar metodologías ágiles como Jira y Confluence, además de Trello.
Mural
Mural es otra de las mejores aplicaciones para utilizar metodologías ágiles como el Design Thinking y trabajar con mis colaboradores/as y/o equipo/s para encontrar las mejores soluciones de una manera creativa, visual, ágil y colaborativa.
Utilizo Design Thinking aplicado a la dimensión estratégica como una filosofía de trabajo o enfoque de innovación empresarial que pone al cliente (interno/externo) y sus necesidades y/o problemas en el epicentro de nuestra forma de pensar, y cuya finalidad es encontrar las mejores soluciones de una manera creativa, visual, ágil y colaborativa.
Con Mural puedo disponer de un espacio de trabajo (pizarra) virtual y colaborar visualmente con mis clientes sobre un lienzo digital muy sencillo de utilizar.
Al igual que Trello, sus posibilidades son infinitas y se adapta a todo tipo de equipos y organizaciones que apuesten por entornos de trabajo abiertos y colaborativos.
Clockify
Clockify es mi herramienta favorita para el seguimiento del tiempo o time tracking y la utilizo habitualmente para el registro y control de los tiempos que dedico a cada proyecto y cada tarea/actividad.
Con Clockify puedo crear clientes, proyectos asignados a clientes, tipos de tareas/actividades para cada proyecto y tags para darle un mayor contexto a todas tus tareas. Además, para proyectos donde se factura por horas de trabajo realizadas, me permite asignar un precio/hora al proyecto y luego sacar un resumen de actividad con el importe resultante para el cliente.
Pixelmator Pro
Pixelmator Pro es un editor profesional de imágenes muy potente y fácil de utilizar que utilizo, principalmente, para diseñar mis lienzos (canvas) de trabajo y todas las creatividades de mis líneas de negocio.
Como no podía ser de otra manera posee una amplia colección de funcionalidades para editar y retocar fotos, crear diseños gráficos, dibujar gráficos vectoriales y todo tipo de efectos para hacer que tus diseños luzcan genial.
AnyDesk
AnyDesk es una herramienta digital para trabajar a distancia que me permite dar soporte a todos mis clientes de forma remota, segura y ágil.
Comenzaba este post haciendo referencia al concepto de knowmad y esta es una de las herramientas clave que me permiten trabajar en movimiento, desde cualquier lugar, desde casi cualquier dispositivo, y en los momentos adecuados, es decir, cuando el cliente lo necesita.
Parallels Desktop
Utilizo Parallels Desktop para ejecutar aplicaciones que solo corren en Windows o para poder trabajar con Windows en mi Mac.
Como muchos/as de vosotros/as ya sabéis dispongo de una línea de negocio paralela de venta de plantillas de CV que vendo en todo el mundo a través de diferentes webs y market places. En ocasiones, presto servicio de apoyo para resolución de dudas o problemas técnicos y Parallels Desktop me ayuda a reproducir el escenario del cliente, pudiendo dar soluciones a medida. Ej. clienta de EEUU, usuaria de Office 365 me dice que no puede cambiar su foto en el CV. Ejecuto Parallels Desktop con Windows 10 Pro en su versión inglesa y le hago un vídeo explicativo en su propio idioma con las pautas a seguir.
Espero que te haya gustado mi lista de las 10 herramientas digitales imprescindibles que yo utilizo en mi día a día y que me hacen la vida más fácil y el trabajo más eficiente… 🤔 ¿cuáles son tus herramientas digitales preferidas que me recomendarías?
Foto de Christina Morillo en Pexels
