10 pautas clave para mejorar tu efectividad personal y profesional

1. La eficiencia es la habilidad para conseguir los objetivos con la menor inversión posible de recursos. Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en cómo hacer las cosas.
2. La eficacia es la habilidad para alcanzar los objetivos que se establecen o la capacidad de conseguir el efecto deseado. Entonces, la eficacia está relacionada con los resultados en relación al cumplimiento de metas y objetivos. Se centra en el resultado.
3. La efectividad hace referencia al nivel de satisfacción logrado por la realización y/o resultados de actividades realizadas. Dicho de otra forma, la efectividad se alcanza en todas las áreas de la vida cuando aplicamos en ellas el equilibrio entre los resultados (grado de eficacia) y la forma en que utilizamos los recursos para obtenerlos (grado de eficiencia).

Dicho esto, ahora si vamos con los 10 consejos para aumentar tu efectividad personal y profesional:

Sé proactivo/a

Este primer punto del decálogo para aumentar tu efectividad personal y profesional nos habla de la responsabilidad de ser proactivos, haciéndonos reflexionar sobre lo que son las tareas proactivas y las tareas reactivas, y sus comportamientos asociados.

Las tareas activas son las acciones de desempeño que se necesitan realizar para cumplir de forma eficaz con las áreas prioritarias de actividad. Éstas tienen prioridad sobre todas las demás tareas.

Además, tal y como te muestro en mi entrada sobre los conceptos básicos sobre la proactividad, algunos de los comportamientos asociados a la proactividad son:

• Predisposición de tomar el control con iniciativa, anticipación y acción.
• Dar el primer e indispensable paso.
• Encarar los problemas, ir en lugar de esperar.
• Moverse y mover.
• Hacer que las cosas sucedan.
• Ser optimista.
• Tener capacidad constructiva.
• El sí frente al no.
• Actitud mental positiva.
• Ser entusiasta y poner pasión en la acción.

Ejemplo de lenguaje proactivo

• Tú eres la solución.
• Examinemos nuestras alternativas.
• Puedo optar por un enfoque distinto.
• Controlo mis sentimientos.
• Puedo elaborar una exposición efectiva.
• Elegiré la respuesta adecuada.
• Elijo.
• Prefiero.
• Lo haré.

Las tareas reactivas son el resto de acciones que se desempeñan a lo largo de la jornada laboral. Se trata de una actividad que de tener que realizarla, se debe de efectuar, bien antes de o después de, pero nunca en lugar de las tareas activas que requieren nuestras áreas prioritarias de actividad.

Además, los comportamientos asociados a la reactividad son:

• Actúan conforme se produzcan los acontecimientos, viéndose afectadas por su entorno de manera constante.
• Si el tiempo es bueno se sienten bien, si no lo es, les afecta a sus comportamientos y actitudes.
• Si los demás les prestan atención, les valoran, les reconocen se sienten bien, si no es así, se siente mal.
• Las personas reactivas son muy lábiles emocionalmente, estando a expensas de las conductas y comportamientos de los demás.

Ejemplo de lenguaje reactivo

• No puedo hacer nada.
• Yo soy así.
• Me vuelve loco.
• No lo permitirán.
• Tengo que hacer eso.
• No puedo.
• Debo de…
• Si…

Es muy importante aprender a identificar los comportamiento asociados a cada uno, sobre todos los reactivos para poder combatir con argumentación objetiva suficiente dichos pensamientos que pasan por nuestra mente. O lo que es lo mismo, se trata de identificar aquellas razones objetivas que dan sentido a tu temor o miedo, así como los hechos que los validan. Se trata de repetirnos hasta la saciedad “¿y por qué?” hasta quedar sin respuestas.

Ten perspectiva

El segundo punto del decálogo para la efectividad personal y profesional nos habla de la importancia de asumir la perspectiva correcta de lo que hacemos. Se trata de preguntarse ¿por qué estamos haciendo lo que estamos haciendo? Hay varios modos de verlo,

1. El primero de ellos son los valores. ¿Lo que voy a hacer ahora es relevante, merece la pena, va a ser un beneficio para mi vida?
 A veces elegimos lo más tentador, cómodo, rápido o divertido. La clave es conseguir ese momento de mini reflexión.
 A veces será necesario no traicionar nuestros principios o valores con elecciones-acciones improductivas o que no queremos realmente.
2. Otro forma de verlo será desde el punto de vista de factores vitales de nuestra vida, y la pregunta que nos haremos es ¿estamos dedicando el tiempo suficiente a cada uno de mis factores vitales?
   1. El trabajo: el tiempo dedicado al trabajo, tanto dentro del horario como fuera del mismo.
   2. La pareja: tiempo dedicado en exclusiva a la pareja, al margen del tiempo familiar y amistad.
   3. La formación profesional: tiempo dedicado a la realización de cursos de formación y adquisición de nuevas competencias profesionales. También las adquiridas en modo autodidacta.
   4. El cuidado del cuerpo: tiempo dedicado al cuidado de la alimentación, la hidratación, el sueño, etc.
   5. La familia: tiempo dedicado al cuidado y disfrute de la familia.
   6. El desarrollo personal: tiempo dedicado al fomento de una mejor calidad de vida de la persona. Es un tiempo libre absolutamente personal e individual, no compartido con nadie.
   7. La amistad: tiempo dedicado al fomento y mantenimiento de las amistades.
3. Un tercer prisma desde el que mirar serían los objetivos que nos hemos puesto. ¿Lo que hacemos nos ayudará a conseguir los objetivos que tenemos?

Planifica y enfoca

El tercer punto del decálogo para la efectividad profesional corresponde a la importancia que debemos prestar a la planificación y el enfoque.

Principios de la planificación

• Utiliza el tiempo del que dispones para tareas que prometen la mayor compensación (criterio máximo), o
• Logra tus objetivos en el mínimo tiempo (criterio mínimo).

Principios y normas de la planificación del tiempo

• Aproximadamente el 60% de actividades planificadas.
• Aproximadamente el 20% de actividades sin planificar (reserva para imprevistos y actividades sin planificar).
• Aproximadamente el 20% para otras actividades (tareas directivas, periodos creativos).

Sistema para planificar el tiempo

En el mundo empresarial, los períodos de planificación más frecuentes son los siguientes:

• Objetivos a largo plazo: De 3 a 5 años (o incluso un plazo superior). Planes para varios años
• Objetivos a medio plazo: De 1 a 3 años. Planes anuales
• Objetivos a corto plazo: De 3 meses a un año. Planes trimestrales
• Objetivos inmediatos: De 1 semana a 3 meses. Planes mensuales y semanales

Tips sobre planificación:

• Todo es muy difícil antes de ser sencillo.
• Pequeños pasos, un solo objetivo a la vez.
• Piensa en grande pero ejecuta en pequeño.
• Trocear los proyectos y saborear cada pequeño éxito.
• Haz sólo una tarea (no somos multitarea por mucho que nos empeñemos)
• Establece límites temporales a las tareas y cúmplelos.

En cuanto a los enfoques, éstos son los que debes tener en cuenta:

• Enfoque de hoy. Bloques de tiempo por actividad. Fijar las tareas clave del día, no todas.
• Enfoque de mañana. Prepararnos y anticipar.
• Enfoque de objetivo. Tomar conciencia real de lo que estoy a punto de hacer y eliminar el resto de cosas.
Saber qué estoy haciendo, por qué y cómo.
• Enfoque de entorno. Las distracciones externas son un fuerte enemigo de la productividad (junto con la imaginación). Hay cosas que no dependen de nosotros pero otras sí.
• Enfoque de concentración. Estar totalmente presentes en todo lo que hacemos. Hay que concentrarse en la tarea, en lo que tenemos delante.
• Enfoque de elección. ¿Cómo actuar ante lo inesperado? Elegir, despejar.

Entrena tus hábitos

Debemos tener en cuenta que la habilidad a la hora desempeñar una tarea o de poner en marcha un proyecto se adquiere a base de practicar en la dirección adecuada, hasta conseguir convertir esos comportamientos en hábitos. Este es otro de los principales consejos para mejorar tu efectividad profesional y personal.

Sólo la práctica hace al maestro.

Por este motivo, es importante detectar esos mecanismos o hábitos que no están funcionando correctamente y que nos alejan de nuestra mejor versión, y trabajarlos de manera aislada y específica.

Para ello, te propongo el siguiente ejercicio de trabajo, “Detección simple de hábitos de trabajo actuales”,

1. Enumera los hábitos de trabajo actuales que requieren de algún tipo de acción para el cambio.
2. Determina la periodicidad con la que se producen.
3. Establece un plan de acción para la mejora de hábitos de trabajo estableciendo pequeñas metas hasta conseguir el nivel deseado.

Prioriza tus tareas

Sin duda alguna, algo de vital importancia. Para aprender a priorizar debemos tener claros los conceptos de importancia y urgencia.

Tarea urgente:

1. Está asociada al tiempo. La urgencia aumenta a medida que disponemos de menos tiempo para realizarla o de la cercanía de la fecha límite.
2. Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
3. Si ambas tienen la misma fecha límite, será más urgente la que lleve mayor tiempo hacerla.

La importancia deriva del grado de negatividad de no hacer una tarea, es decir, la gravedad o consecuencias de no hacer algo. Algo es importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida.

Tarea importante:

1. Está asociada a las consecuencias. Ésta aumenta a medida que aumenta la gravedad por no llevarla a cabo.
2. Si dos tareas tienen las mismas consecuencias, son igualmente importantes.
3. De dos tareas aparentemente parecidas, la más importante será siempre la que tenga peores consecuencias de no hacerla.

Analiza tus círculos

Es importante analizar y entender el comportamiento de nuestro entorno y medir el grado en que afecta a nuestro rendimiento. En ocasiones, nos encontraremos con situaciones que harán que nos comportemos de manera reactiva, en lugar de manera proactiva, y que harán que nuestro nivel de energía disminuya.

1. Cada uno de nosotros tiene una amplia gama de preocupaciones. Podemos separarlas en diferentes círculos imaginarios, creando un «círculo de PREOCUPACIÓN» como primer círculo y que engloba aquellas preocupaciones que en mayor o en menor medida centran nuestro interés y por tanto, afectan a nuestro comportamiento.
2. Cuando revisamos las cosas que están dentro de nuestro círculo de preocupación resulta evidente que sobre algunas de ellas no tenemos ningún control real, y, con respecto a otras, podemos hacer algo «círculo de INFLUENCIA». Este círculo involucra la conducta de otras personas.
3. Un tercer análisis o paso sería el separar los temas sobre los que tenemos mayor o menor influencia de los que ejercemos control. A este espacio le llamaremos «círculo de CONTROL». En este tercer círculo se encontrarán todas las situaciones que dependen directamente de nosotros, de nuestra capacidad y actitud para enfrentarnos a las mismas. Este círculo involucra nuestra propia conducta.

Lógicamente, nuestro desempeño mejorará a medida que nuestro círculo de control aumente, y reste espacio a los otros dos círculos.

El enfoque proactivo es el que nos hará responder con habilidad y responsabilidad frente a todas las situaciones a las que nos enfrentemos diariamente. Solo nosotros decidimos qué puede afectarnos y debilitarnos. Es importante comprender a nuestro entorno, pero más importante es conocer y comprender cómo nos comportamos nosotros frente a todos los agentes externos. Hablo de inteligencia emocional.

Detecta tus ladrones de tiempo

Con este hábito se recuerda la importancia de detectar, analizar y minimizar los efectos de los ladrones de tiempo y que son los mayores enemigos para un desempeño eficaz.

Alguno de los más comunes ladrones de tiempo que tiene que reducir para mejorar tu efectividad personal y profesional son:

• No saber decir que no.
• Interrupciones.
• Procrastinación.
• Multitarea.
• Reuniones improductivas.
• Internet.
• Dispositivos móviles.
• Mail.
• Estrés.
• Desmotivación.
• Dispersión.
• Indisciplina.
• Visitas inesperadas.
• Tiempos de espera.
• Insuficiente delegación.
• Falta de prioridades.
• Sistema de archivo inadecuado.
• Interrupciones telefónicas.
• Charlas privadas.
• Urgencias.
• Distracciones visuales o ruidos.
• Confusión y desorden en la oficina.
• Obsesión por lo trivial, meticulosidad.
• Inconstancia, hábito de dejar las cosas a medias.
• Hacer para otros lo que no te corresponde.

Delega para avanzar

¿Qué significa delegar?

• Es transferir los asuntos y actividades de tu mesa a la de una persona del equipo.
• Es conferir de una persona a otra la administración o realización de funciones o tareas bajo su cargo.

¿Qué puedes y no puedes delegar?

Siempre puedes delegar:

• El trabajo rutinario.
• Asuntos que exijan un conocimiento especial.
• Preparativos (del tipo de proyectos).

No puedes delegar:

• Actividades propiamente directivas, por ejemplo, fijar objetivos, decisiones sobre la política de la compañía, control de resultados etc.
• El tema de dirigir y motivar a su personal.
• Asuntos con implicaciones o consecuencias muy importantes.
• Temas de alto riesgo.
• Casos excepcionales.
• Tareas críticas, urgentes, en las que no hay tiempo para explicaciones y control.
• Asuntos confidenciales.

Crea tu método

Con este punto del decálogo para mejorar tu efectividad personal y profesional, quiero reafirmar la importancia que tiene para las empresas y profesionales escoger una metodología de trabajo que se pueda adaptar lo posible a sus propósitos u objetivos.

Con ello, conseguimos una óptima estandarización de los procesos que acaban por crear las ansiadas rutinas organizativas, mecanismos o hábitos de trabajo.

Además, ayudan a las empresas a mejorar la calidad del trabajo realizado, reduciendo los posibles riesgos a los que se enfrentan en los proyectos que llevan a cabo, estableciendo prioridades y dando soluciones a las necesidades y/o problemas de sus clientes.

Descansa, disfruta y vive (…)

Y por último, y no menos importante: debes descansar, disfrutar y vivir en plenitud para alcanzar un rendimiento superior en todo aquello que te propongas en la vida. Te hablo del equilibrio. ¿Conoces la fábula del leñador y su hacha?

Sin descanso, nuestra mente y nuestro cuerpo nunca rendirán lo suficiente, ¿no crees?

¿Qué te han parecido estas 10 pautas clave para mejorar tu efectividad personal y profesional?, ¿con cuál te quedas?

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