Las tecnologías de la información y la comunicación no son una fórmula mágica, pero pueden mejorar la vida de todos nosotros. Se disponen de herramientas que pueden ser de una gran utilidad, entre ellas las herramientas digitales que nos acercarán a una gestión eficaz de nuestro tiempo. Hoy os planteo una serie de herramientas para la optimización de nuestro tiempo y el de nuestros colaboradores.
Vamos a tratar de conocer qué herramientas electrónicas tenemos a nuestro alcance para que, de manera fácil y gratuita, puedan ser de utilidad para no depender siempre de herramientas manuales, tales como la agenda en papel conocida de toda la vida (qué es fantástica). No significa que el aprendizaje de estas herramientas digitales sustituya a las convencionales, cada persona debe decidir cuáles son las más adecuadas para su actividad, lo que importa es el método, no la herramienta. Aunque ésta, puede resultar especialmente determinante en el resultado de tu productividad.
Requisitos fundamentales a la hora de elegir las apps digitales a utilizar:
- Multiplataforma: que sirva para todos los dispositivos del mercado y sistemas operativos como iOS, Mac OS X, Windows, Linux, Android, Windows Phone, etc.
- Gratuito: a poder ser, existen cientos de miles de herramientas gratuitas disponibles a través de App Store, Google Play, Windows Store, etc.; aunque soy partidario de invertir en aquellas herramientas precisas y que mejor se adapten a tu modelo de productividad y no al revés; es decir, es conveniente que las herramientas elegidas se adapten a tu modelo personal y no que tu modelo tenga que adaptarse a las herramientas de las que dispones.
- Sincronización en la nube: tus datos siempre disponibles. Hablamos de herramientas con acceso a datos desde cualquier dispositivos conectado a internet y sin conexión. De esta manera, siempre tendrás acceso a tu información.
- Colaborativa: una de las características más importantes, sin lugar a dudas. Hablamos de que estas herramientas deben de ser capaces de poder compartir y trabajar en equipo. Compartir archivos, listas de tareas, calendarios, actividades, oficinas virtuales son solo algunos de los aspectos más significativos de las herramientas de trabajo colaborativo.
Pues vamos con algunas de esas aplicaciones para la optimización de nuestro tiempo y el de nuestros colaboradores más destacadas:
- Dispositivos informáticos y de telecomunicaciones: PCs, Macs, portátiles, tablets, smartphones. Todos ellos capaces de correr todas las aplicaciones digitales de productividad que escojamos y de acceso a datos permanentemente.
- Calendario: como por ejemplo, Google Calendar, Calendario de Mac OS X, Sunrise Calendar, Fantastical, Calendario de Android, Calendario de Windows, etc.
- Libreta de direcciones: como por ejemplo la aplicación de contactos que trae por defecto iOS, Mac OS X, Windows, Android, Google, etc.
- Clientes de correo electrónico: Mail de Mac OS X, Mailbox, Google, Windows Mail, Microsoft Outlook, Exchange, Zimbra, etc.
- Gestor de archivos: como por ejemplo, Dropbox, Google Drive, One Drive o iCloud entre otros.
- Gestor de tareas: como por ejemplo, Wunderlist, Files, Remember the Milk, IFTTT, Teamviz, Overtask, Hightrack, Doid.im, Trello, Things, Podio, Asanna.
- Gestor de contenidos y notas: como por ejemplo, Evernote, Notas de iOS/Mac OS X/Android o Google, Reeder, Readbility, Pocket, etc.
- Herramientas ofimáticas: como por ejemplo, iWork, Office 365 o Google Docs (Apps for Work).
- Trabajo en equipo: como por ejemplo, Wunderlist Pro, Trello, Fengoffice, Wikis, Sharepoint, Podio, Asanna.
Espero que os haya resultado de utilidad, ideas y sugerencias en vuestros comentarios!
